Johdanto matka- ja kululaskuihin
Matkalaskut ja kululaskut ovat arkipäivää monille yrityksille ja yhdistyksille, jotka tekevät liiketoimintaa kenttätyössä tai matkustavat säännöllisesti. Näiden laskujen oikea-aikainen ja tarkka käsittely on tärkeää sekä kirjanpidon että verotuksen kannalta. Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä matkalaskut ja kululaskut ovat, miksi niiden hallinta on tärkeää ja kuinka digitalisointi helpottaa prosessia.
Matkalaskut ja kululaskut
Matkalasku on lasku, joka syntyy työntekijän tai yrityksen matkustamisen yhteydessä. Tällöin kulut voivat sisältää esimerkiksi juna- tai lentolippuja, majoitusta, päivärahoja ja muita matkustamiseen liittyviä menoja kuten kilometrikorvauksia. Matkalaskulla kerrotaan missä, milloin ja miksi matkustettiin. Matkoilla on aina alku- ja loppupäivämäärät ja kellonajat.
Kululasku puolestaan on yleinen käsite kaikille muille kuluille jotka työntekijälle on syntynyt ja joista haetaan korvausta. Kululaskulla voi olla esimerkiksi työntekijän omalla rahalla ostettuja kahvitarvikkeita joista halutaan korvaus.
Luovussa matkalaskulla tarkoitetaan näitä molempia. Yksi matkalasku voi sisältää vapaavalintaisen määrän matkoja ja näistä saatavia verottomia kulukorvauksia kuten kilometrikorvauksia ja päivärahoja sekä vapaavalintaisen määrän muita kuluja kuten ostettuja matkalippuja.
Miksi matkalaskut ja kululaskut ovat tärkeitä?
Oikein käsitellyt matkalaskut ja kululaskut ovat keskeisiä paitsi yrityksen talouden myös verotuksen kannalta. Verottaja vaatii, että kaikki liiketoiminnan kulut kirjataan ja dokumentoidaan oikein. Matkustamiseen liittyvät kulut, kuten päivärahat ja matkakustannukset, voivat olla verovähennyskelpoisia, mutta vain, jos laskut täyttävät tietyt kriteerit.
Matkalaskujen ja kululaskujen käsittelyn haasteet
Monet yritykset kamppailevat matkalaskujen ja kululaskujen käsittelyn kanssa. Laskujen kerääminen, säilyttäminen ja käsittely vievät aikaa, erityisesti jos laskut ovat hajallaan eri paikoissa tai eri muodoissa, kuten paperilaskuissa tai sähköposteissa. Lisäksi matkalaskuissa voi olla monimutkaisia erittelyjä, kuten eri majoituskuluja, taksimaksuja ja aterioita, jotka vaativat huolellista tarkastelua.
Digitalisointi helpottaa matka- ja kululaskujen käsittelyä
Digitalisointi tuo monia etuja matkalaskujen ja kululaskujen käsittelyyn. Erilaiset ohjelmistot ja työkalut voivat automatisoida laskujen keräämisen, luokittelun ja hyväksyntäkierron. Näin prosessi nopeutuu ja virheiden mahdollisuus vähenee. Laskut muodustuvat reaaliaikaisesti ja ne voidaan hyväksyä nopeasti ilman että paperiversiota kierrätetään pöydältä toiselle tai niin että laskuja tai niihin sisältyviä kuitteja lähetellään sähköpostilla mm. esihenkilöille tai palkanlaskentaan.
Luovu tarjoaa matkalaskujen ja kululaskujen hallintaan suunnitellun ratkaisun, joka tekee koko prosessista sujuvampaa ja tarkempaa. Laskujen luokittelu ja hyväksyntä tapahtuvat suoraan ohjelmistossa, jolloin talousosasto voi varmistaa, että kaikki kulut ovat asianmukaisesti dokumentoituja ja kirjanpidossa. Luovussa matka- ja kululaskut voidaan kirjata eri kustannuspaikoille tai projekteille. Matka- ja kululaskut ovat asianosaisten nähtävillä automaattisesti.
Matkalaskuja voi tehdä suoraan mobiililaitteella. Esimerkiksi kuvaamalla kuitit ja liittämällä ne laskuun, voidaan dokumentointi hoitaa kätevästi. Tällöin ei tarvitse huolehtia paperisten kuitteiden säilyttämisestä ja niihin liittyvistä ongelmista kuten haalistuvista ja katoavista kuiteista. Tiedot ollessa digitaalisessa muodossa me varmistamme että tieto on varmassa tallessa. Luovussa on myös GPS-pohjainen toiminto, joka mahdollistaa matkojen seurannan ja kilometrikorvausten laskemisen automaattisesti.
Laskujen hyväksyntä ja raportointi
Matkalaskujen ja kululaskujen hyväksyntäprosessi on olennainen osa tehokasta taloushallintoa. Hyvin suunniteltu hyväksyntäprosessi varmistaa, että vain oikeat kulut hyväksytään ja että niiden käsittely on asianmukaista. Digitaalisten työkalujen avulla laskujen hyväksyntä voidaan automatisoida ja säästää aikaa. Lisäksi hyväksyntäprosessi voidaan tehdä monivaiheiseksi, jolloin eri osastojen tai esihenkilöiden on helppo tarkastaa ja hyväksyä laskut. Tämä vähentää virheiden mahdollisuutta ja parantaa taloushallinnon tehokkuutta. Luovussa oleva moniportainen hyväksyntäkierto on helppo määritellä tai halutessaan ottaa kokonaan pois.
Raportointi on myös oleellinen osa laskujen käsittelyä. Erityisesti matkalaskuista voidaan helposti laatia raportteja, jotka erittelevät kulut työntekijöittäin ja halutulta aikaväliltä. Näin yritys, yhdistys tai muu organisaatio saa selkeän kuvan matkakustannuksistaan ja pystyy tarvittaessa tekemään muutoksia kulurakenteeseen.
Yhteenveto
Matkalaskujen ja kululaskujen hallinta on tärkeä osa organisaation talousprosessia. Oikein käsiteltyinä prosessi on tehokas ja säästää yrityksen aikaa. Haasteita aiheuttavat erityisesti laskujen kerääminen, käsittely ja hyväksyntä, mutta digitalisoinnin avulla nämä prosessit voidaan automatisoida ja virheitä vähentää. Luovu mahdollistaa koko matka- ja kululaskuihin liittyvän prosessin digitalisoinnin, joka helpottaa taloushallintoa ja varmistaa, että kaikki kulut ovat oikein dokumentoituja ja kirjanpidossa.
Oikeiden työkalujen avulla matkalaskujen ja kululaskujen käsittely on vaivattomampaa, ja yritys voi keskittyä tärkeämpiin liiketoiminnan osa-alueisiin. Luovu tarjoaa kustannustehokkaan ratkaisun, joka säästää aikaa ja resursseja samalla kun varmistetaan, että taloushallinto pysyy tarkkana ja ajantasaisena.